Como a Kiva colabora com a Atlassian para financiar ambições

A missão da Kiva, fundada em 2005, é ajudar a financiar as ambições de comunidades carentes oferecendo microempréstimos com financiamento coletivo. O gerenciamento do processo de empréstimos é bastante complexo, envolvendo mais de 4 milhões de mutuários e mais de 2 milhões de credores em 77 países. A plataforma da Atlassian, que centraliza gerenciamento do trabalho, ajudou a Kiva a aumentar a colaboração, a visibilidade, a velocidade e o engajamento dos funcionários, além de expandir o impacto da empresa como uma força internacional do bem.

A ambição é mais do que um sentimento – é uma força. Cada um tem objetivos e sonhos únicos, mas trabalhar juntos permite que a gente conquiste coisas maiores do que seria possível sozinhos. Foi essa crença que uniu a Kiva e a Atlassian para liberar o potencial das equipes da Kiva, para que elas possam fazer o mesmo por outras pessoas em todo o mundo. 

A Kiva foi fundada em 2005 com a missão de expandir o acesso financeiro e ajudar comunidades carentes a prosperar por meio de empréstimos de financiamento coletivo apoiados por indivíduos em todo o mundo. Esse capital permite que mães como Salao, no Camboja, abram uma cafeteria móvel e alimentem sua família, que estudantes como Meerim, no Quirguistão, tenha acesso à educação e pessoas como Pamela, em Nairóbi, canalizem suas próprias lutas para apoiar os necessitados. 

É fácil entender como os microempréstimos mudam vidas, mas gerenciar o processo de empréstimo e financiamento está longe de ser simples. Com mais de 4 milhões de mutuários e mais de 2 milhões de credores em 77 países e esse número crescendo a cada dia, a empresa da Kiva se tornou cada vez mais complexa. Ela precisa das pessoas, dos processos e das plataformas certos para impulsionar o sucesso de suas empresas sem fins lucrativos. Com a Atlassian como seu sistema de gerenciamento de trabalho, a Kiva aumentou a colaboração, a visibilidade, a velocidade e o engajamento dos funcionários – contribuindo para uma força ainda maior do bem em todo o mundo.

Promovendo a colaboração com uma plataforma multifuncional

Em 2005, a Kiva começou fazendo alguns microempréstimos para mulheres em Uganda, apoiados por credores da área de São Francisco. Agora, ela ajuda a financiar um novo microcrédito em algum lugar do mundo a cada dois minutos.  

Muitas startups vivenciam dificuldades de crescimento quando crescem rápido dessa forma. Para a Kiva, o processo foi ainda mais complicado devido à natureza de seu trabalho: uma empresa híbrida de serviços financeiros sem fins lucrativos com raízes no ramo de tecnologia. À medida que a empresa expandia sua equipe e seu alcance, ela precisava de uma maneira melhor de integrar novos funcionários e voluntários, ganhar visibilidade em todos os silos, trabalhar com mais inteligência e entregar mais rápido. Desde que a Kiva implementou a Atlassian em 2007, Matthew Flaming, Chefe de Engenharia, diz que os funcionários de toda a empresa (chamados de “Kivans”) adotaram as ferramentas como “a espinha dorsal” de seu trabalho.

“O Jira e o Confluence estão entre as principais ferramentas que a gente usa para coordenar o trabalho, acompanhar as ideias e entender o status dos projetos”, diz Matthew. A equipe de engenheiros e demais partes interessadas da Kiva usam o Jira em todo o espectro de gerenciamento e desenvolvimento ágil de produtos: transformar o feedback dos usuários em epics, histórias e tarefas, coletar solicitações de funções e correções de bugs e gerenciar backlogs de projetos futuros. Eles também conectam os tickets do Jira às páginas do Confluence para enriquecer histórias e tarefas com mais detalhes. Com essas ferramentas, as equipes podem trabalhar de forma iterativa e independente, mas mantendo a sincronia. “O Jira é o que a gente usa para ter visibilidade do que a organização inteira está fazendo. Em nível macro, também é como os fluxos de trabalho são gerenciados e o trabalho é distribuído entre as equipes”, diz Matthew.

Além da engenharia, os Kivans em toda a empresa também usam o Confluence para documentar e armazenar informações em um local centralizado. “O Confluence é sobretudo a fonte única de informações, com documentação de todos os fluxos de trabalho internos e externos com mutuários e parceiros de crédito. É na memória institucional onde as pessoas encontram respostas para suas perguntas e acessam a sabedoria de pessoas do passado”, explica Matthew. A Kiva ainda convida novos contratados a fazerem edições e acréscimos às páginas à medida que passam pela integração para aumentar a biblioteca viva da empresa, ao mesmo tempo em que reforça aos novos Kivans que sua voz é importante. 

Deepika Hearn, Gerente Sênior de Marketing de Aquisição, acrescenta que o Confluence foi um “divisor de águas” para as equipes em toda a Kiva. Por exemplo, seus colegas de marketing confiam muito na ferramenta para colaborar uns com os outros, documentar processos e monitorar o desempenho em campanhas de marketing. “Com o Confluence a gente pode voltar no tempo e entender as nuances de cada campanha anterior – os desafios, as metas, os processos e os resultados – para que não seja necessário reinventar a roda todas as vezes”, diz Deepika. 

Quando grupos multifuncionais trabalham juntos, como os colegas de trabalho de Deepika no marketing e de Matthew na engenharia, Matthew diz que “a Atlassian atua como um centro de gravidade natural que atrai as equipes”. Os Kivans colaboram usando o Confluence para documentar e compartilhar informações, o Jira Service Management para solicitar serviços uns aos outros, o Jira para levar os projetos adiante e o Statuspage para indicar o status do sistema e comunicar incidentes. “As equipes têm muita autonomia. A Atlassian é a 'língua franca' e o fluxo de trabalho multifuncional entre as equipes”, explica Matthew. “É a forma como elas se conectam para reunir o trabalho e fornecer informações sobre o que está sendo feito. E, quando há uma tarefa que abrange mais de uma equipe, isso muitas vezes é feito vinculando ou repassando tickets entre as equipes.”

A Kiva integrou a plataforma Atlassian com outras ferramentas essenciais para simplificar os fluxos de trabalho e a comunicação. Por exemplo, a TI integrou o Jira Service Management com o Slack para que os funcionários possam enviar e gerenciar tickets de suporte no chat. Os engenheiros também conectaram o Jira com o Jenkins, o Github e o Miro para impulsionar o trabalho de desenvolvimento. Além disso, os funcionários da Kiva podem incorporar o Planilhas Google ao Confluence para facilitar a pesquisa de planilhas. 

Passar menos tempo pesquisando e alternando entre ferramentas proporciona mais tempo para trabalhos significativos. Deepika diz: “A Atlassian… ajuda a gente a concentrar tempo e esforços na promoção da missão, em vez de procurar informações”.

Uma plataforma, uma realidade compartilhada

Embora as equipes da Kiva usem os apps da Atlassian de várias maneiras, a Diretora de Comunicações Brit Heiring diz que ter ferramentas centralizadas e integradas melhorou a comunicação e o engajamento em todos os setores. “Qualquer ferramenta que seja intuitiva e ajude as pessoas a se conectarem é inestimável. Somos uma força de trabalho global e a Atlassian ajuda a gente a permanecer em sincronia enquanto o trabalho assíncrono é realizado. Foi uma grande vitória para a gente”, diz ela. “Por exemplo, ao compilar informações para eventos e anúncios por meio do Confluence, além de uma variedade de outras ferramentas, a comunicação interna aumentou em toda a empresa. Iniciativas como essas estão mostrando os primeiros sinais de sucesso, como o aumento do engajamento dos funcionários de 74% para 78% nos últimos oito meses”. 

Quanto mais engajados os funcionários estiverem, mais diferença eles vão fazer juntos. “Sem ferramentas como a Atlassian, a gente seria um grupo de pessoas ambiciosas que querem causar impacto, espalhadas em diferentes direções”, diz Matthew. “A Atlassian permite que a gente tenha um entendimento compartilhado onde isso não seria possível e trabalhar unida com um conjunto de metas e uma realidade compartilhada”.

Como Matthew ressalta, os Kivans (e os mutuários que eles atendem) nunca tiveram falta de ambição – mas a ambição não é o único ingrediente para o sucesso. Com as ferramentas certas de gerenciamento de trabalho para complementar os funcionários dedicados e seus processos ágeis, a equipe da Kiva está colaborando mais do que nunca para causar um impacto ainda maior em todo o mundo.